تحقق شعارسال با فرآیند پیمانکاری فرعی و برونسپاری هوشمند و استراتژیک امکان پذیر است

با توجه به نام‌گذاری سال ۱۴۰۱ بنام تولید، دانش‌بنیان، کارآفرین از طرف مقام معظم رهبری نکاتی در آن نهفته است  که هم هوشمندانه و استراتژیک هم می‌باشد و حقیقتاً راهگشای برون‌رفت اقتصاد از تحریم، ایجاد خودکفایی، استفاده از پتانسیل‌های موجود نیروی انسانی مواد اولیه و. می‌باشد، ثروت آفرینی و ایجاد ارزش‌افزوده، بالا رفتن ارزش پول ملی، و به‌روز بودن تولیدان و خدمات را به همراه دارد یعنی کلمه دانش‌بنیان و تکنولوژی اول در همه موارد در دنیا واهمه مهم‌تر اشتغال نیرو‌های مولد و جوان که نهایتاً به امید و بالا بردن سرمایه اجتماعی و اعتمادسازی عملیاتی منجر خواهد شد.

البته با توجه به خدمات و تولیدات متنوع و با تکنولوژی روز حتماً باید فرایندی تعریف شود که انعطاف‌پذیر، باکیفیت، کم‌هزینه و به اسرعت بالا و آموزش پذیر و سرعت تئوری تا عملیاتی شدن خدمات و تولید در کمترین زمان ممکن باشد بهترین روش پیمانکاری فرعی و برون‌سپاری هوشمند و استراتژیک با شرکت‌ها و بنگاه‌های اقتصادی دانش‌بنیان باشد.

برون‌سپاری و پیمانکاری فرعی هوشمند و استراتژیک درواقع در حکم تحولی بنیادین در ساختار سازمان‌های جهان فردا است. این بدان معناست که دیگر الـــــزامی نیست که شرکت‌های بزرگ تجاری، ادارات دولتی، بیمارستان‌ها و دانشگاه‌های بزرگ به تشکیلاتی بدل شوند که تعداد زیادی افراد را در استخدام خود داشته باشند. این قبیل مؤسسات به تشکیلاتی تبدیل می‌شوند که درآمد‌های عالی و نتایج قابل‌اعتنایی را به‌دست می‌آورند، زیرا تنها بر فعالیت‌هایی تمـــــــرکز می‌کنند که به خاطر آن‌ها مأموریت یافته‌اند، کار‌هایی را انجام می‌دهند که دقیقاً به اهداف سازمانی آن‌ها مربوط است. کار‌هایی را که به خوبی می‌شناسند و به ریزه کاری‌های آن آشنایند و به نسبت ارزش و اعتباری که دارند به انجام دهندگان آن‌ها دستمزد و کارانه پرداخت می‌کنند، بقیه کار‌های خدماتی این‌گونه سازمان‌ها به نهاد‌های بیرونی واگذار می‌شود.

برون‌سپاری چیست؟

برون سپاری عبارت است از عمل انتقال بعضی از فعالیت‌های داخلی یک سازمان و واگذاری حق تصمیم‌گیری به عرضه‌کننده بیرون از سازمان بر اساس قرارداد. در عمل برون‌سپاری نه تنها فعالیت‌ها منتقل می‌شوند، بلکه عوامل تولید و حق تصمیم‌گیری نیز می‌تواند واگذار می‌گردد؛ عوامل آن شامل کارکنان، تسهیلات، تجهیزات، فن‌آوری و سایر دارایی‌ها می‌باشد و حق تصمیم‌گیری نیز عبارت است از مسئولیت برای تصمیم‌گیری بر روی چگونگی انجام اجزا فعالیت‌های منتقل‌شده است.

تعریف‌های بین‌المللی برون‌سپاری هوشمند از اقتصاددانان و مدیران دنیا
 

۱- فری- کراکر

برون‌سپاری عبارت است از پیدا کردن ارائه‌دهندگان خدمت جدید و روش‌های جدیدی که بتوان با اطمینان تهیه مواد، کالاها، اجزاء و خدمات را به آن‌ها واگذار نمود.

در حقیقت در واگذاری یا برون‌سپاری، سازمان از دانش و تجربه و خلاقیت ارائه‌دهندگان خدمت جدیدی که قبلاً استفاده نکرده است، بهره‌مند می‌شود.

۲- پال نیل

برون‌سپاری عبارت است از واگذاری برنامه‌ریزی، مدیریت، اجزاء و عملیات فعالیت‌های مشخص به شخص ثالث مستقل. 

 برون‌سپاری استراتژیک هوشمند چیست:

برون‌سپاری استراتژیک هوشمند عبارت است از: یک نگاه استراتژیک به برون‌سپاری که بتواند فرایند‌های مسئله‌دار، وضع بد بهره‌وری، مشکلات ترک کارکنان و امثال آن را در یک نگاه بلندمدت حل کند. بر این اساس اقدام برون‌سپاری زمانی استراتژیک خواهد شد، که با استراتژی‌های بلندمدت سازمان هم‌راستا شود، منافع برون‌سپاری بعد از گذشت چندین سال پدیدار گردد و نتایج مثبت یا منفی آن برای سازمان از اهمیت ویژه‌ای برخوردار باشد.

 برون سپاری استراتژیک هوشمند با پرسیدن سوالات اساسی درباره رابطه برون سپاری با سازمان و موضوعات سازمانی زیر، برون سپاری را در سطح بالاتری قرار می‌دهد.
 چشم انداز آینده 
 قابلیت‌های کلیدی فعلی و آینده
 ساختار فعلی و آینده
 هزینه‌های فعلی و آینده
 عملکرد فعلی و آینده
 مزیت رقابتی فعلی و آینده 

تفاوت پیمانکاری فرعی با برون سپاری:

تفاوت بین "پیمان‌کاری " با "بــــرون‌سپاری" در این است که در برون سپاری تجـــدید ساختار یک سری فعالیت‌های ویژه با استفاده از منابع بیرون از سازمان که توانمندی‌های ویژه‌ای را دارا می‌باشند صورت می‌پذیرد، در حالی که در پیمان‌کاری فرعی قسمتی از فعالیت‌های سازمان با کمک پیمان‌کار انجام می‌شود و تجدید ساختاری صورت نمی‌گیرد. 

۳ تفاوت عمده بین برون‌سپاری و پیمانکاری وجود دارد:
۱- در برون‌سپاری فعالیت از نوع بلند مدت و دو طرفه است در حالیکه روابط پیمانکاری، مقطعی می‌باشند.
۲- معمولا فعالیت‌هایی توسط پیمانکار انجام می‌شود که سازمان در زمینه آن تخصص ندارد و باید از خدمات بیرونی استفاده نماید. ولی فعالیت‌هایی که به دلایلی غیر از نبود تخصص مانند نداشتن ظرفیت، نداشتن صرفه اقتصادی به بیرون سپرده می‌شود از نوع برون‌سپاری است.
۳- اتخاذ رویکرد برون‌سپاری معمولا به تجدید ساختار در سازمان می‌انجامد، ولی استفاده از خدمات پیمانکاری این نتیجه را به دنبال ندارد.
 

 

چرا باید برون سپاری وپیمانکاری فرعی درسازمان وبنگاه اقتصادی وصنعتی کرد (دلایل عمده چیست)

  از نقطه نظر دلایل سازمانی
 افزایش اثربخشی از طریق تمرکز بر روی کاری که سازمان در انجام آن بهترین است. 
 افزایش انعطاف پذیری برای مقابله با شرایط کسب و کار، تقاضا برای محصولات و خدمات و تکنولوژی 
 تغییر سازمان 
 افزایش ارزش محصولات و خدمات، رضایت مشتریان و ارزش سهام
  از نقطه نظر دلایل بهبود 
 بهبود عملکرد عملیات 
 بدست آوردن تخصص ها، مهارت‌ها و تکنولوژی‌هایی که قبلاً قابل دستیابی نبوده است.
 بهبود مدیریت و کنترل
 بهبود مدیریت ریسک 
 بدست آوردن ایده‌های نوآورانه
 بهبود اعتبار و تصویر سازمان به وسیله مشارکت با ارائه دهندگان خدمت برتر 
  از نقطه نظر دلایل مالی 
 ایجاد نقدینگی از طریق انتقال دارایی‌ها به ارائه دهندگان خدمت 
 کاهش سرمایه گذاری روی دارائی‌ها و آزادسازی آن‌ها برای 
سایر اهداف
  از نقطه نظر دلایل درآمدی 
 بدست آوردن سهم بازار و فرصت‌های کسب و کار از طریق شبکه ارائه دهندگان 
 تسریع در رشد و توسعه ظرفیت، از طریق قرارگرفتن در جریان فرایند‌ها و سیستم‌های ارائه دهنده 
 رشد فروش و ظرفیت تولید در بازه زمانی، وقتی که امکان تامین مالی چنین رشدی در سازمان وجود نداشته باشد. 
 گسترش تجاری مهارت‌های موجود
دلایلی که تفکرهزینه‌های فعلی بخوبی درک نشده اند. 
  ارائه دهندگان خدمتی که در مقایسه با واحد داخلی فعلی خیلی برجسته باشند، وجود ندارند. 
  کاهش کنترل بر روی ارائه دهنده خدمت 
  وابستگی به ارائه دهندگان خدمت 
  ارائه دهندگان خدمت می‌توانند در کسب و کار ما توسعه پیدا کنند. (رقیب ما باشند) 
  ممکن است برون سپاری به وفاداری کارکنان صدمه بزند. (برون سپاری برای کارکنان باقیمانده چه پیامی به همراه خواهد داشت.) 
سطوح فرآیند برون سپاری، پیمانکاری فرعی و مشارکت:
برون سپاری را می‌توان در سطوح فعالیت زیر انجام داد: 
در سطح قطعات و اجزاء component parts 
در سطح وظیفه functional 
در سطح فرآیند process
سوالات اساسی دربرونسپاری وپیمانکاری فرعی در هر سازمان وبنگاه اقتصادی بصورت مجزا

۱- چرا برون‌سپاری؟ (Why?) 

آیا سازمان شما اساساً باید استراتژی برون‌سپاری را انتخاب کند یا نه؟ 

منافع و ریسک‌های آن چیست؟

۲- کدام فعالیت‌ها؟ (What?) 
 سازمان شما چه فعالیت‌هایی را باید برون‌سپاری نماید؟

۳- به چه کسی؟ (Whom?) 
سازمان شما فعالیت‌های انتخاب شده برای برون سپاری را باید به چه ارائه دهندگان خدمتی واگذار نماید؟
۴- چگونه؟ (How) 

سازمان شما پس از برون‌سپاری فعالیت‌ها چگونه باید اداره شود؟ 

  تعیین کلیدی بودن فعالیت 
  بررسی وجوه قانونی 
  ملاحظات بازار 
  آنالیز هزینه و عملکرد 
  بررسی قابلیت مدیریت بر ارائه دهنده خدمت 
  بررسی قابلیت مدیریت بر فرآیند‌های جدید 
  ارزیابی ریسک 

 

مقایسه قیمت وارزیابی:

اگر قیمت گذاری پایین‌تر یک ارائه دهنده خدمت براساس ساختار هزینه‌ای باشد، تیم ارزیابی باید مزیت رقابتی ارائه دهنده را مشخص کند. این اطلاعات، بستری را جهت درک قیمت پایین ایجاد می‌کند. تیم باید تعیین کند که آیا ساختار هزینه‌ای درزمان کوتاه آتی از بین نخواهد رفت؟ اگر مزیت رقابتی پایدار نباشد، فشار قابل توجهی جهت افزایش قیمت درطی مدت قرارداد و به هنگام مذاکرات مجدد بوجود خواهد آمد.
بطور کلی در مقایسه قیمت ها، ارزیاب نیاز به تجزیه و تحلیل فرضیات ارائه دهنده دارد. 

به طور کلی نمونه‌ای از ویژگی‌های ارائه دهندگان خدمت که در لیست ارزیابی پیشنهادی می‌تواند مورد توجه قرار گیرند عبارتند از:

  توانائی تحویل به روز
  عملکرد برتر
  شهرت
  رضایت مشتری
  متعهد بودن به بهبود مستمر 

تیم ارزیابی کننده، براساس لیست‌های تهیه شده ومدل‌های تصمیم گیری اقدام به ارزیابی صلاحیت ارائه دهندگان خدمت می‌نماید.
این ارزیابی ابتدا به صورت فردی انجام شده سپس با بحث گروهی در خصوص هر معیار برای هر ارائه دهنده خدمت این ارزیابی ادامه پیدا می‌کند تا نهایتا ارزیابی کلی هر ارائه دهنده خدمت تعیین گردد.
نکاتی که باید درلیست برون سپاری به آن‌ها پاسخ داده شود براساس مدل‌های تخصصی وبین المللی برون سپاری وپیمانکاری فرعی ۹ مورد بشرح ذیل می‌باشدکه به نوعی ارکان وچارچوب می‌باشند.

  دلایل استفاده از برون سپاری

  چارچوب مورد انتظار خدمت
  ویژگی‌های ارائه دهنده خدمت
  استاندارد‌های شاخص‌های عملکرد
  مدل قیمت گذاری
  چگونگی دسترسی به افراد تصمیم گیر و نحوه پاسخگویی به سوالات احتمالی
  چه عواملی از تولید واگذار می‌گردد یا باقی می‌ماند
  تعیین نگرش سازمان نسبت به پیمانکار فرعی (معرفی در ابتدا یا بعدا) 
  درخواست ارائه ایده‌های نوآور جهت ایجاد تمایز 

فرایند تصمیم سازی وتصمیم گیری وانتخاب کاندیدا اصلی برون سپاری، پیمانکاری فرعی وتشکیل تیم پروژه
آن دسته از اعضای تیم که صلاحیت‌های ارائه دهندگان را مورد بررسی قرار داده اند، باید یافته‌های خود و رتبه بندی مربوطه را ارائه نمایند
همچنین دسته دیگری از اعضای تیم که قیمت اعلام شده از سوی ارائه دهندگان را بررسی نموده اند، باید یافته‌های خود و رتبه بندی ارائه دهندگان را اعلام نمایند. 
به منظور صرفه جویی در وقت، Short list‌ای مشتمل بر دو یا سه ارائه دهنده تشکیل می‌گردد.
تیم پروژه در طی یک جلسه با در نظر گرفتن اهمیت نسبی صلاحیت‌ها در برابر قیمت، در خصوص هر ارائه دهنده بحث نموده تا براین اساس برای تعیین ارائه دهندگانی که در Shortlist قرار می‌گیرند، رأی گیری شود.
فهرست اسامی ارائه کنندگانی که در Shortlist قرار گرفته اند باید اعلام گردد.
هریک از ارائه دهندگانی که نام آن‌ها در Shortlist آمده است باید برای تیم پروژه، یک ارائه رسمی به همراه جلسه پرسش و پاسخ برگزار نماید.
زمان پیشنهادی برای ارائه، نیم ساعت و برای پرسش و پاسخ یک ساعت است.
پس از جلسه ارائه و پرسش و پاسخ، تیم پروژه باید در طی جلسه‌ای 
جمع بندی نماید. زمان این جلسه نیز یک ساعت توصیه می‌گردد. 
پس از انجام ارائه توسط ارائه دهندگان هریک از اعضای تیم پروژه. 
ارائه دهندگان را رتبه بندی نموده وبراساس رای گیری در داخل تیم، کاندید اصلی انتخاب می‌گردد. اما در این زمان اعلام رسمی انجام 
نمی‌پذیرد. 
در این مرحله موارد زیر باید مورد مذاکره با کاندید اصلی قرار گیرد:
 چه خدماتی را ارائه دهنده، انجام خواهد داد؟ 
 چه مسئولیت‌هایی را سازمان برای خود حفظ می‌کند؟
 تحت چه شرایطی، ارائه دهنده کارکنان انتقالی را استخدام می‌نماید؟
 کدام دسته از کارکنان و کدام بخش از تجهیزات انتقال می‌یابند و کدام
 باقی می‌مانند؟
 کدام حقوق مربوط به تصمیم گیری انتقال داده می‌شود و کدام 
 باقی می‌مانند؟
 کدام استاندارد عملکرد برای هریک از خدمات بکار گرفته خواهد شد؟
 چه اتفاقی خواهد افتاد اگر یک استاندارد عملکرد رعایت نگردد؟
 چگونه تغییر در حجم، قیمت را تغییر خواهد داد؟
 شرایط فسخ (پایان یافتن) رابطه چه خواهد بود؟
 چه خدماتی (کمکهایی) ارائه دهنده در خاتمه قرارداد ارائه می‌کند و 
 بابت آن چه هزینه‌ای باید به ارائه دهنده پرداخت گردد

 

مدیریت کنترل، عقد قرارداد برون سپاری
  طرح ریزی مذاکرات
  مذاکره برای عقد قرارداد
  تهیه پیش نویس قرارداد
  توافق بر روی مفاد قرارداد
  اعطای قرارداد و اعلام شروع همکاری

نتیجه گیری وشرح وظایف مدیران بخش‌های تخصصی (دولتی یا خصوصی) ومدیران پروژه در خصوص انجام وعملیاتی کردن پیمانکاری فرعی وبرون سپاری هوشمند واستراتژیک:
• تنظیم شرح‌خدمات و قرارداد به پیمانکار برتر 
• کنترل کیفیت گزارشات ارایه شده از طرف پیمانکار و تائید آن‌ها 
• بررسی و کنترل تطابق پیشرفت فعالیت‌های پیمانکار با برنامه زمانی مورد توافق 
• برگزاری جلسات دوره‌ای با پیمانکار جهت هدایت صحیح پروژه 
• ارایه گزارشات دوره‌ای به مدیر پروژه از پیشرفت و کیفیت فعالیت‌های پیمانکار 
• انجام تائید‌های لازم جهت پرداخت به پیمانکار 
• تحویل گرفتن اسناد، مدارک و مستندات لازم از پیمانکار
• بررسی پروژه در مرحله کاریابی و تعیین حجم برون سپاری مورد نیاز در پروژه 
• بررسی کلیدی بودن یا نبودن فعالیت‌ها جهت برون سپاری 
• بررسی موانع قانونی موجود و ارایه پیشنهاد جهت رفع آن‌ها 
• آنالیز درآمد و هزینه جهت تصمیم گیری در مورد برون سپاری فعالیت‌ها 
• مقایسه کیفیت انجام کار‌ها در داخل و خارج شرکت و انتخاب گزینه مناسب جهت دستیابی به کیفیت بالاتر 
• بررسی توانمندی شرکت جهت کنترل کیفیت فعالیت‌های برون سپاری شده 
• تحلیل و ارزیابی ریسک فعالیت‌هایی که تصمیم بر برون سپاری آنهاست
• پیشنهاد برگزاری دوره‌های آموزشی، کارورزی و کارگاه‌های آموزشی جهت ارتقاء سطح پیمانکاران 
• ارزیابی نهایی پیمانکار و درج امتیاز عملکرد در بانک اطلاعاتی مربوطه 
• کسب اطمینان از صحت و سقم اطلاعات ارایه شده از طرف پیمانکاران در زمینه سوابق اجرایی و تیم تخصصی 
• ارائه هشدار‌های لازم به پیمانکاران در صورت تخطی از برنامه زمان‌بندی و یا افت کیفیت گزارشات تحویلی 
• پیش‌بینی نمودن تضمین‌های لازم جهت مشارکت پیمانکار در ارتقاء کیفیت فعالیت‌ها در تمام مراحل پروژه
• تنظیم شرح‌خدمات و قرارداد به پیمانکار برتر 
• کنترل کیفیت گزارشات ارایه شده از طرف پیمانکار و تائید آن‌ها 
• بررسی و کنترل تطابق پیشرفت فعالیت‌های پیمانکار با برنامه زمانی مورد توافق 
• برگزاری جلسات دوره‌ای با پیمانکار جهت هدایت صحیح پروژه 
• ارایه گزارشات دوره‌ای به مدیر پروژه از پیشرفت و کیفیت فعالیت‌های پیمانکار 
• انجام تائید‌های لازم جهت پرداخت به پیمانکار 
• تحویل گرفتن اسناد، مدارک و مستندات لازم از پیمانکار
فرایند پیمانکاری فرعی برونسپاری هوشمند واستراتژیک تسهیل کننده اصلی در تحقق شعار سال تولید، دانش بنیان، کارآفرین خواهد بود وبه ایجاد لایحه‌های شرکت‌های های تک، شرکت‌های لجستیکی نوع سوم وشرکت‌های مدیریک صادرات بصورت تخصصصی وعمومی کمک اساسی وبصورت زیر ساخت خواهد داشت

 

بهرام هاشمی کارشناس ومشاورارشد اقتصادی وصنعتی

 

http://www.tabnakhamadan.ir/fa/news/1037288