الگوبرداری و مقایسه؛ تضمین ماندگاری، رشد و رقابت‌پذیری بنگاه‌های اقتصادی
سپهرغرب، گروه اقتصادی: الگوبرداری ومقایسه( BENCHMARKING) تضمین ماندگاری، رشد و رقابت‌پذیری بنگاه‌های اقتصادی، واحدهای صنعتی و تولیدی در کشور و سطح بین الملل است.
در جهان امروز در شرایط رقابتی بازار کیفیت محصول و بهروری به عنوان دو عامل اساسی و مهم در حفظ وبقای بنگاه اقتصادی حرف اول را زده و آن‌هایی که از بهره‌وری و کیفیت بالاتری برخوردار هستند در بازار حضور داشته و ماندگار خواهند ماند؛ از این‌رو اطلاع مداوم از وضعیت بازار کیفیت وکمیت محصولات رقبا و همچنین سیستم‌ها و روش‌های انجام کار آن‌ها برای هر بنگاه اقتصادی وشرکت رقیب ضروری ومهم است.
ضمن اینکه از مزیت‌ها و ویژگی‌های برتر، رقبا الگوبرداری و مقایسه می‌کنند خود رابه وضعیت بهتری نسبت به انها برسانند وتنها راه این است که چشم‌هایشان را دربرابر رقبا و بهترین تجربیات جهانی در تمام زمینه‌های مورد نیاز باز نگه دارند.
الگوبرداری و مقایسه یک روش سیستماتیک است که سازمان‌ها و بنگاه‌های اقتصادی به‌وسیله آن می‌توانند فعالیت‌های خود را بر اساس بهترین صنعت یا سازمان اندازه‌گیری واصلاح کند؛ درواقع الگوبرداری ومقایسه ابزاری برای بهبود مستمر است و می‌تواند توسط انواع سازمان‌های تولیدی خدماتی به کار گرفته شود، ما این روش را به نام‌های مقایسه، الگوگیری و الگوبرداری نیز می‌شناسیم.
الگوبرداری و مقایسه موجب تمرکز سازمان، شرکت و بنگاه اقتصادی بر محیط خارجی و بهبود کارایی فرایندها می‌شود. الگوبرداری به کارمندان ومدیران وکارگران اجازه می‌دهد که از عملکرد خویش شناخت کافی به دست آورند یعنی بدانند که اکنون در چه مرحله‌ای هستند و از چگونگی موقعیت خود در مقایسه با دیگران مطلع گردند؛ بدین‌وسیله شرکت از آن چه که می‌تواند به دستاورد آگاه شده و در نتیجه وضعیت بنگاه اقتصادی و تولیدی برای ایجادتغییر بهبود می‌یابد.
انواع فرایند الگوبرداری و مقایسه و کاربرد و مزایای آن‌ها: سه نوع الگوبرداری و مقایسه وجود دارد که یک سازمان وبنگاه اقتصادی متواند آن‌ها را به کار گیرد.
این سه نوع عبارتند از: 1- الگو برداری داخلی 2- الگوبرداری رقابتی 3- الگوبرداری فرآیندی که تشریح آن‌ها می‌پردازیم.
1- الگوبرداری ومقایسه داخلی:
الگوبرداری ومقایسه داخلی فضایی از ارتباطات دو طرفه وتقسیم اطلاعات را در درون سازمان ایجاد کرده و موجب غلبه بر مشکلاتی همچون محرمانه بودن اطلاعات و بی‌اعتمادی افراد داخل سازمان می‌شود. شرکت « سنترپارکز » همواره برای تسهیلات خود در انگلستان از11 کارخانه بین‌المللی خود الگوبرداری به عمل می‌آورد؛ این شرکت رضایت مشتریان و نسبت تعداد کارکنان را اندازه‌گیری نموده وهنگامی که یک واحد به صورت برجسته عملکرد بهتری را نشان دهد واحدهای دیگر چگونگی دسترسی به آن را فرا می‌گیرند.
2- الگوبرداری و مقایسه رقابتی:
نوع دوم الگوبرداری ومقایسه با استفاده از اطلاعات مربوط به رقبای مستقیم صورت می‌گیرد؛ اجرای این روش معمولا برای صنایع بزرگ آسان‌تر است نسبت به صنایع کوچک و همچنین گرچه در بیشتر مواقع جمع‌آوری اطلاعات از رقیبان مشکل است اما در صورت دسترسی به تحقیقات و گزارش‌های صنعت مورد نظر و خاص می‌توان اطلاعات مفیدی از انها به دست آورد برای مثال: شرکتICL بیش از20 رقیب خود را از نظر عملکردی وفناوری تولید مورد مقایسه والگوبرداری قرارداد.
3- الگوبردای ومقایسه فرآیندی:
الگوبرداری فرایندی، گاهی به عنوان الگوبرداری عملیاتی یا عمومی هم شناخته می‌شود، به این معنی که بسیاری از فرایندها در سازمان‌های مختلف، مشارکت است ودر نتیجه نوآوری‌های سازمان‌های دیگر، می‌تواند در سازمان مورد نظر نیز به کار رود. مثلا تمام سازمان‌های دیگر، می‌تواند در سازمان مورد نظر نیز به کار رود. مثلا تمام سازمان‌ها عملیات وصول صورتحساب، تدارکات، نظام پرسنلی و..... را دارند که می‌توان از انها برای الگوبرداری در سایر سازمان‌ها وبنگاه‌های اقتصادی استفاده نمود.
جهت انجام فرایند عملیاتی الگوبرداری ومقایسه در سازمان و یا بنگاه اقتصادی، شرکت و یا واحد تولیدی لازم است ابتدا تیم پروژه تشکیل داد سپس به آموزش اعضای تیم پرداخت و نهایتا به فرایند الگوبرداری و مقایسه به‌صورت عملیاتی اقدام کرد.
باید دقت کرد موفقیت تیم پروژه به میزان زیادی وابسته به دقتی است که در انتخاب اعضای مناسب برای تیم پروژه و همچنین آموزش و حمایت ازآنان صرف شده است.( دقت شود از تشکیل گروه و یاکمیته جدا پرهیز شود فقط باید تیم تشکیل شود)
اعضای تیم باید دارای اعتبار و دقت کافی باشند تا بتوانند پیشنهادهای خود را به تایید برسانند، درغیر این صورت تلاش‌های آنان باشکست مواجه خواهد شد. اعضای یک تیم باید از دانش کافی برخوردار باشند؛ به طور کلی تیم باید ترکیبی از ارشدیت ( تجربه ) و دانش باشد.
معمولا جهت پیشبرد اهداف وبرنامه‌های عملیاتی پروژه در چهار حوزه فرایندهای الگوبرداری ومقایسه، تکنیک‌های تحقیق، تجزیه وتحلیل داده‌ها، کار و فعالیت گروهی برای اعضای تیم برنامه ریزی وآموزش داده می‌شود.
در فرایند و عملیاتی کردن الگوبرداری و مقایسه 6 قدم مجزا وبه ترتیب به‌نام‌های 1 - شناسایی ودرک فرایند خود 2- توافق در مورد موضوع مورد الگوبرداری3- جمع آوری داده‌ها 4- تحلیل داده‌ها وشناسایی شگاف‌ها 5- برنامه‌ریزی واجرای بهبودها 6- بازنگری انجام وعملیاتی شود.
در شناخت فرایند دقت شود هراتفاقی که در شرکت رخ می‌دهد، جزیی از یک فرایند است. کلیه فرایندها باید در جهت رسیدن به اهداف سازمان هدایت شود.
هرفرایندی شامل مراحل یا ترتیبی از فعالیت‌ها بوده که نتیجه نهایی آن رضایت مشتری است.
دسته‌بندی فرایندها به سه قسمت تقسیم می‌شوند؛ اصلی(مشتری گرا): فرایندهای اصلی سازمان است که موجب شکل‌گیری محصول یا خدمت می‌شوند وایجاد ارزش افزوده می‌کنند. -فرایندهای پشتیبانی: فرایندهایی هستند که به عنوان فرایندهای کمکی به فرایندهای مشتری‌گرا یا اصلی، خدمات ارائه می‌دهند. - فرایندهای مدیریتی: فرایندهایی هستند که ماهیت مدیریتی و راهبری برای سایر فرایندها وفعالیت‌های سازمان دارند.
شبکه‌های الگوبرداری و مقایسه متعددی برای به‌هنگام کردن اطلاعات الگوبرداری، تاسیس شده‌اند. دراین شبکه‌ها، گروهی از افراد به نمایندگی از شرکت‌هایشان، به‌صورت منظم، جلساتی را تشکیل داده واطلاعات موفقیت‌ها وشکست‌های خود را در اختیار یکدیگر قرار می‌دهند.
یکی از پیش شرط‌های عضویت در این شبکه‌ها، محرمانه بودن موضوعات مطروحه است. در این صورت شرکت کنندگان قادر به در اختیار گذاردن آشکار تجربیات خود، چه خوب وچه بد خواهند بود. شبکه‌های الگوبرداری ومقایسه، تنها در حدی توسط اعضا تغذیه اطلاعاتی می‌شوند، سودمند هستند.
در بسط فرایند الگوبرداری ومقایسه پس از تکمیل تحقیقات وانجام بازنگری، تیم پروژه حوزه‌های دیگری را در کل تجارت برای الگوبرداری ومقایسه شناسایی می‌نماید.
الگوبرداری زمانی موثر خواهد بود که همراه با یادگیری، تجربه اندوزی و مبتنی بر فعالیت باشد به گونه‌ای که بتوان تجربیات را بادیگران در میان گذاشت.
تیم باید نحوه استفاده از آموخته‌های خود را برای گسترش الگوبرداری به دیگر حوزه‌های تجارت و نیز چگونگی پیدا کردن پشتیبانان( قهرمانان) نهضت را در این حوزه‌های جدید در نظر داشته باشد.
بهرام هاشمی مشاور و کارشناس اقتصادی وصنعتی
https://sepehrpress.com/Press/ShowNews/12016
